CPIN Newsletter May 2016

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We now have one newsletter for all agencies!

Those of you who have received the CPIN Update in the past will notice that we have now transitioned to one newsletter with content that will benefit both live agencies as well as those who have not yet on- boarded. The CPIN Insider will include tips and information targeted to all Children’s Aid Societies.

If there is any content you would like to see in an upcoming issue, please email CPIN.Operations@ontario.ca. We look forward to hearing from you!

What’s new in Release 1.5?

Release 1.5 is currently targeted for June 11, 2016. This release will be one of the most substantive releases to date. Some of the improvements that will be included in this release are:

  • Updates based on the new Child Protection Standards and Eligibility Spectrum Coding
  • Improvements to legal and disclosure functionality
  • Changes to enhance the ability to search in French
  • Security enhancement for Adoption files
  • Race will be changed to “population group”
  • All participant search will be removed

Just like updates to technology on our personal devices, CPIN updates make it better, faster and easier to use. The release notes will be distributed to CPIN leads later this month with a break-down of all the improvements included in the release.

Release 1.6 is still targeting for July

A CPIN outage will be required to allow for the changes. Stay tuned for an update on what will be included in this release.

Thank you to everyone who participated in the CPIN Lessons Learned Day!

The CPIN lessons learned day was held on February 16, 2016 at the Children’s Aid Society of Toronto. Approximately 85 participants attended the session. Participants included live agencies as well as those onboarding in 2016 and included Executive Directors, CPIN leads, and frontline staff.

The day included a presentation on the evolution of CPIN, as well as four breakout group discussions on CPIN deployment, change management, CPIN functionality and sustainment and ongoing support.

Throughout the day it was clear that the overall significance of CPIN is widely appreciated, as participants acknowledge the value in having a common information system for child welfare. However, it is also evident that there are areas for improvement. We received a great deal of valuable feedback during the day that the ministry and OACAS has taken back and reflected upon when considering the future of CPIN, both short and longer term. Areas that received the majority of feedback included ticketing, training, change management, ongoing support and CPIN functionality.

The ministry and OACAS will be hosting a webinar in May to present an in depth look at the feedback received on Lessons Learned Day as well as the next steps that will be taken to address the concerns raised.

Mentoring available to onboarding agencies

With the next group of agencies live and currently onboarding, we anticipate that these agencies will have many questions about what to expect and how to manage business processes impacted by CPIN. Out of the CPIN Community of Practice, the establishment of Agency Mentoring relationships between live agencies and upcoming agencies was endorsed as a way to share lessons learned and the knowledge that has already been built by CPIN agencies. The following partnerships have been established:

  • Halton CAS and Chatham-Kent Children’s Services
  • Simcoe Muskoka Child, Youth and Family Services and Bruce Grey Child and Family Services
  • Toronto Catholic CAS and Ottawa CAS
  • Toronto CAS and Kawartha Haliburton CAS
  • Family and Children’s Services of Renfrew County and Family and Children’s Services of Frontenac, Lennox and Addington

Stay tuned for the next wave of mentoring partnerships!

The life of a change request ticket

Some of those live on CPIN may know what it means to log a ticket with the OPS IT Service Desk, whether reporting a defect with the system or making a change request. However, not all users may know what happens to that ticket once it is logged.

Once the Service Desk is notified of the defect or change request, it creates a ticket which is directed to the CPIN queue. A queue manager then conducts a quick analysis to classify it as either a defect or a change request. While defects are resolved and fixes scheduled for implementation, tickets identified as change requests are routed to the Child Welfare Operations Branch (CWOB), CPIN Operations team.

Members of the CPIN Operations team take these tickets to the respective functional working group for review and discussion where they are either endorsed, put on hold, or closed based on the score assigned from a decision matrix. Functional working groups are co-chaired by sector and ministry representatives and membership includes individuals from live CPIN sites as well as those not yet on the system.

Each functional working group scores the change requests according to a decision matrix which includes factors such as impact on child safety or number of users affected. As changing the system must represent the business needs of all agencies using CPIN, those tickets that score higher than an agreed threshold are moved forward to Priority Review Board (PRB) for approval. If the ticket is approved at PRB, it is then moved forward for final approval at Executive Committee. Once approved there, the change is then scheduled for an upcoming implementation of new CPIN functionality.

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Training tips

  1. Use the Save & Continue button regularly and before using spell check when you are working in contact logs to ensure your work is saved as you go
  2. Use the contact log type of “Approved Departure” when needing to depart from a standard with supervisor consultation, before the document deadline has passed
  3. Report cards for children should be scanned and attached on the Background tab of the person record. When education information is added on this tab, click the list actions icon and select New Performance Record. Then, within this record, click the list actions icon to add a new attachment

Deployment Tips:

Successful data migration to CPIN is dependent on the quality and format of legacy data. Based on lessons learned from the implementation of the nine agencies to CPIN, it is clear that effective cleanup of legacy data greatly reduces the overall time and effort required to successfully migrate to CPIN.

The priority for data clean-up is for open and active cases, service providers and participants. Key items to address include:

  1. Assess and merge/remove as many duplicate participants as possible.
  2. Ensure provider homes are up to date, including the correct provider members, address information and an accurate status of the resource. Provider naming convention should also be applied.
  3. In active cases where a legacy system has the functionality to identify a child or caregiver as an alleged maltreator, or identify a child as “at risk of maltreatment”, this functionality should be leveraged.
  4. Confirm legacy system functionality and business practice to identify a single primary client on a case, and ensure this is accurate and up to date.
  5. Ensure accurate demographic information for all active participants, first name, last name, gender, Date of Birth, Aboriginal ancestry and address.

Look for more data migration tips in the next issue of the CPIN Insider!

We welcome your feedback!

Do you have a comment about the CPIN Insider or a suggestion for upcoming issues?  Please email CPIN.Operations@ontario.ca

You can now subscribe to receive our newsletter!

To subscribe to receive our newsletter directly please click here. Newsletters are distributed on a bi-monthly basis.


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Une seule infolettre pour toutes les agences!

Celles et ceux qui ont déjà reçu un bulletin d’information sur le RIPE remarqueront que nous avons désormais opté pour une infolettre dont le contenu, qui regorge notamment de conseils et de renseignements, conviendra à toutes les sociétés d’aide à l’enfance, qu’elles soient passées au RIPE ou non.

Si vous souhaitez qu’un sujet en particulier soit traité dans l’un des prochains numéros, veuillez écrire à l’adresse CPIN.Operations@ontario.ca. Nous sommes impatients de connaître vos idées!

Quoi de neuf dans la version 1.5?

La version 1.5 devrait être déployée le 11 juin 2016. Cette mise à jour, l’une des plus importantes jusqu’à présent, comprendra notamment les éléments suivants :

  • Modifications relatives aux nouvelles normes de protection de l’enfance et au nouveau codage des échelles d’admissibilité.
  • Amélioration des fonctions liées aux questions juridiques et à la divulgation.
  • Changements visant à améliorer les recherches en français.
  • Sécurité accrue pour les fichiers d’adoption.
  • Changement du mot Race pour Groupe de population.
  • Retrait des fonctions de recherche de participants.

Tout comme la mise à jour des technologies utilisées par nos appareils personnels, la mise à jour du RIPE le rend meilleur, plus rapide et plus convivial. Les notes de mise à jour ainsi qu’une liste de toutes les améliorations apportées à la nouvelle version seront envoyées aux responsables du RIPE plus tard ce mois-ci.

Version 1.6 toujours prévue pour juillet

L’accès au RIPE devra être interrompu pour que l’on puisse faire les changements souhaités. Les améliorations qui seront apportées à cette version vous seront annoncées sous peu.

Merci à tous les participants de la Journée des leçons apprises!

La Journée des leçons apprises, qui a eu lieu le 16 février 2016 à la Société d’aide à l’enfance de Toronto, a attiré environ 85 participants, dont des directeurs généraux, des responsables du RIPE et des employés de première ligne d’agences ayant déjà adopté le RIPE et d’agences qui feront de même en 2016.

Le programme de la journée comprenait une présentation sur l’évolution du RIPE et quatre discussions en petits groupes sur le déploiement, la gestion du changement, les fonctionnalités et la viabilité du RIPE, et le soutien continu.

Tout au long de la journée, nous avons pu constater que les participants reconnaissent l’importance d’avoir un système d’information commun en matière de protection de l’enfance. Cependant, il est évident que certains points doivent être améliorés, comme l’indiquent les nombreux commentaires très utiles que nous avons recueillis dans la journée et que le Ministère et l’Association ontarienne des sociétés d’aide à l’enfance (AOSAE) ont pris en compte dans leur réflexion sur l’avenir à court et à long terme du RIPE. Les points qui faisaient consensus concernaient les billets, la formation, la gestion du changement, le soutien continu et les fonctionnalités du RIPE.

Le Ministère et l’AOSAE organiseront un webinaire en mai pour présenter en détail les commentaires reçus durant cette journée ainsi que les mesures qui seront prises pour remédier aux problèmes.

Mentorat pour les agences passant au RIPE

Il est tout à fait normal que les agences qui passent au RIPE ou qui se préparent à l’utiliser aient de nombreuses questions sur le fonctionnement du système et la gestion des processus opérationnels touchés par le RIPE. La communauté de praticiens a donné lieu à l’établissement de mentorats; ainsi, les agences qui utilisent déjà le RIPE sont en mesure de transmettre leurs connaissances et les leçons apprises à celles qui s’apprêtent à l’adopter. Voici les partenariats établis jusqu’à présent:

  • SAE de Halton et Services pour les enfants de Chatham-Kent
  • Simcoe Muskoka Family Connexions (anciennement SAE du comté de Simcoe et Services à l’enfance et à la famille de Muskoka) et Services à l’enfance et à la famille de Bruce Grey
  • SAE catholique de Toronto et SAE d’Ottawa
  • SAE de Toronto et SAE de Kawartha-Haliburton
  • Services à l’enfance et à la famille du comté de Renfrew et Services à la famille et à l’enfance de Frontenac, Lennox et Addington

 

Restez à l’affût pour connaître les prochains partenariats qui seront formés!

Cheminement d’une demande de changement

Certains des utilisateurs actuels du RIPE savent déjà comment envoyer un billet au service de dépannage TI de la FPO, que ce soit pour signaler une défaillance ou pour faire une demande de changement, mais ce n’est pas tout le monde qui sait comment le billet est traité par la suite.

Dès que le service de dépannage est avisé de la défaillance ou de la demande de changement, il crée un billet, puis le place dans la file d’attente du RIPE, où un gestionnaire le passe rapidement en revue pour en vérifier la nature. S’il s’agit d’une défaillance, on crée une correction qui sera mise en œuvre dans la prochaine version du système. Les demandes de changement sont quant à elles acheminées à l’Unité des opérations relatives au Projet RIPE de la Direction des opérations relatives aux services de bien-être de l’enfance.

Les membres de l’Unité affectent chaque billet au groupe de travail pertinent, coprésidé par des représentants du secteur et du Ministère et composé d’employés d’agences utilisant déjà le RIPE ou non. Après examen et discussion, le billet est approuvé, mis en attente ou fermé en fonction de la note que le groupe de travail lui a accordée selon une matrice de décision.

Cette matrice de décision comprend plusieurs facteurs, dont l’incidence sur la sécurité des enfants et le nombre d’utilisateurs touchés. Comme les changements doivent répondre aux besoins de toutes les agences utilisant le RIPE, les billets dont la note est supérieure au seuil établi sont soumis à l’approbation de la Commission de révision des priorités (CRP). Ils doivent ensuite recevoir l’approbation finale du Comité de direction avant que les changements soient prévus à l’occasion d’une prochaine mise à jour.

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Conseils pratiques

  1. Lorsque vous travaillez dans des registres des contacts, utilisez le bouton Enregistrer et continuer régulièrement et avant de lancer le correcteur orthographique pour vous assurer que toutes vos données sont enregistrées à mesure.
  2. Utilisez un registre de contact de type dérogation approuvée si vous devez déroger à une norme avec l’approbation de votre superviseur, avant l’échéance du document.
  3. Les bulletins scolaires des enfants doivent être numérisés et ajoutés à l’onglet Antécédents du dossier de personne. Lorsque vous ajoutez des renseignements sur l’éducation dans cet onglet, cliquez sur l’icône Afficher les mesures, puis sur Nouveau dossier de rendement scolaire. Cliquez ensuite sur l’icône Afficher les mesures pour ajouter une pièce jointe.

Conseils pour le déploiement

La réussite de la migration des données vers le RIPE repose sur la qualité et le format des données du système existant. Selon les observations faites pendant la mise en œuvre du RIPE dans les neuf premières agences à l’avoir adopté, le nettoyage efficace de ces données réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires à la migration.

Les données des cas ouverts et actifs, des fournisseurs de services et des participants doivent être nettoyées en premier. Les agences doivent notamment s’occuper des aspects suivants:

  1. Évaluer puis fusionner ou supprimer un maximum de participants en double.
  2. Vérifier que le foyer d’accueil ainsi que les membres, les coordonnées et l’état associés aux fournisseurs sont à jour et exacts, et que le nom des fournisseurs respecte la convention de dénomination.
  3. Utiliser les fonctions du système existant permettant d’indiquer, dans un cas actif, qu’un enfant ou une personne responsable est un présumé maltraitant ou qu’un enfant risque d’être maltraité, si le système offre de telles fonctions.
  4. Passer en revue les fonctions du système existant et les pratiques internes servant à indiquer un seul client principal par cas, et vérifier que ces renseignements sont exacts et à jour.
  5. Vérifier l’exactitude des données démographiques de tous les participants actifs (prénom, nom de famille, sexe, date de naissance, ascendance autochtone et adresse).

Vous trouverez d’autres conseils sur la migration des données dans le prochain numéro de l’infolettre!

Vos commentaires sont les bienvenus!

Envoyez vos commentaires sur l’infolettre ou vos suggestions pour les prochains numéros à l’adresse CPIN.Operations@ontario.ca.

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